企业档案管理技能实务

讲师  韦志国

本课程已先后在中铁十八局、中铁二十二局、上海电气、武汉金宇等数家客户多次讲授，行业针对性强，课程内容成熟，结合培训企业实例紧密，受到企业学员欢迎和领导的高度评价。

档案是企业经营、管理的记录，具有重要的参考利用价值。尤其在审计审查工作日益加强的形势下，档案的规范程度极大影响审计审查结果。

企业档案工作普遍相对滞后，工作人员没有接受系统培训，工作规范化程度较低，管理的档案存在“散乱、缺失、难查”三种通病。为了解决这一问题，本课程立足于企业档案现状，设计系统的课程内容，力求在短时间内使学员掌握档案管理基本技能，进一步提高企业档案管理的规范化水平。

一、课程目标

1.理解档案管理工作的基本要求

2.掌握档案管理的主要内容

3.掌握各类档案收集、整理、编号编目、归档的基本方法

4.掌握档案日常管理工作的基本要求

5.掌握档案利用工作的基本内容与方法

二、授课对象

1.各类助理与秘书、行政人员、档案管理员

2.各类组织机构的经理办、董事会、办公室、秘书处等办公机构负责人

3.企业各业务部门领导、主管、负责人

4.企业中层职能部门领导、主管、负责人

三、学情分析

学员业务能力高、文化水平高、综合素质高，具备一定的档案管理经验。

主要不足有以下几个方面：

1.对档案管理工作的重要意义认识不足，能力存在“短板”，规范化意识不到位。

2.缺乏系统学习，对档案管理知识体系了解不多，工作中存在“想当然”自以为是的现象。接触不规范的档案，易受误导。

3.审查下级机构档案工作时，发现问题却难以说清问题，甚至不能发现问题，无法有效指导下属。

4.不熟悉档案工作各个环节的操作要点。

四、培训理念

1.举一反三，由点及面：以对高发问题、难点问题、典型问题的讲解、剖析入手，拓展构建公文处理与档案管理知识的完整体系。

2.注重实战，指导实践：密切结合行业、企业、学员的案例，将知识融合在案例之中。

五、培训方式

1.模拟操作为主，理论讲授为辅：根据知识体系与技能体系开发成套的模拟文档，每套文档包括了档案管理工作中的典型操作要点。学员分组，每组4人左右，每组1套文档。边讲边做，实践操作过程中掌握技能要点。

2.现场指导：模拟操作与授课结束后，到客户的档案室实地指导。主要针对档案分类体系、组件（组卷）情况、归档目录、利用工作流程等方面进行现场指导和点评。

六、培训时间

1天，共计6学时

七、授课内容

特别提示：本课程不包括人事档案、财会档案、建筑项目档案、合同档案、客户档案等专门类型的档案

第一部分  文档工作基础知识

（一）档案概述

1.什么是档案

2.档案的类型

3.档案的特征与价值

4.文档管理工作机构和人员

（二）企业档案管理工作的常见困境及其成因

（三）文档一体化：文档生命全周期

1.公文：档案的“前世”（公文的定义、类型）

2.整理归档：从公文向档案的转化

3.档案：公文生命的延续

（四）公文处理工作的主要内容

1.拟制：起草、审核、签发

2.办理：收文办理、发文办理

3.管理：机构、保密、传递

（五）档案管理工作的主要职能、流程要求与线索

1.档案工作主要职能：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用

2.档案工作的基本流程

3.档案工作的基本要求

4.“实体—逻辑”：理解档案管理的两条线

第二部分   强化档案收集与整理

（一）实体线之一：收集

1.收集渠道来源

2.收集时间

3.收集范围

4.收集方法

5.收集数量

6.收集质量

7.互动实操：（1）如何确定归档收集范围   （2）如何克服收集障碍   （3）如何收集闭环文件  （3）如何收集闭环公文

（二）实体线之二：整理

1.质量标准要求

2.筛选修整

3.归档的“件”“套”“盒”

4.组件

5.排序、装订、编页

6.确定保管期限

7.互动实操：组件方法

（三）逻辑线之一：档案分类

1.分类的基础：文书档案的基本特征

2.单一分类标准：时间年度、组织机构、保管期限

3.复式分类标准

4.科学选择复式分类法

5.档案分类方案的构成层级与基本内容

6.档案分类方案和归档范围表的联系与差异

7.档案分类方案的使用方法

8.互动实操：（1）档案分类方法选择研讨  （2）编写档案分类方案

（四）逻辑线之二：编号编目

1.档号构成要素与编制方法

3.归档章的位置、内容与填写

4.档案目录的构成要素与编制方法

5.互动实操：（1）编制档号   （2）编制档案目录

（五）“实体—逻辑”双线对应：装盒、归档交接、排架

1.档案盒填写方法

2.备考表编制方法

3.归档交接的时间要求

4.归档交接手续办理

5.排架的基本方法与注意事项

6.互动实操：（1）填写备考表   （2）研讨选择排架方式

第三部分  实物档案管理

（一）实物档案主要类型

（二）实物档案归档

1.归档范围与保管期限

2.归档时间与归档要求

3.实物档案编号与编目

4.归档程序

5.互动实操：（1）研讨确定本公司实物档案归档范围与保管期限   （2）编制实物档案归档目录   （3）编制实物档案移交清单

第四部分  电子档案管理

（一）电子档案文件的类型

（二）电子档案的来源和收集渠道

（三）数码照片档案管理

1.数码照片归档范围

2.数码照片归档时间与要求

3.数码照片的分类和排列

4.数码照片的命名

5.数码照片的存储载体与存储路径

6.互动实操：（1）研讨确定本公司电子档案归档范围   （2）编制电子档案归档目录

第五部分  档案室建设基础与管理

（一）档案室建设前期准备

1.规范的档案室符合什么标准？

2.档案室应该在哪里选址？

3.档案室功能区如何划分？

4.档案室应当有哪些装备？

5.档案室应该如何布置？

6.档案室的制度建设

7.互动实操：本公司档案制度建设

（二）档案室日常管理

1.库房管理

2.文档保管“八防”

3.互动实操：本公司档案室建设现状与改进建议

第六部分  档案利用

（一）利用服务基本要求

（二）怎样找到档案——档案检索

1.档案检索工具类型

2.检索工具使用方法

（三）档案服务

1.借阅与复制档案要求

2.怎样提供咨询服务、证明服务？

3.互动实操：本公司在档案服务工作中的经验与问题

（四）档案开发编研

1.档案展览

2.编写资料汇编

3.编写大事记

4.互动实操：本公司档案编研现状与经验