其他替代性的过程
除了采取思考的方法来识别风险及其措施外,还有许多方法能激发人们的想像力,并吸收每个人不同的经验。这些方法包括进行个人采访、集体访谈和多种多样的集体决策过程,如头脑风暴和决策会议,以及根据"快速反应清单"或"问题清单"做出决策。
·利用创造力和经验
利用正式的过程系统地搜集个人的经验会对识别凤险及其措施非常街效。重要的是,要进行广泛地搜集,特别是在识别阶段的初期,为了获得风险来源的综合清单。项目经理的个人经验无法涵盖这样的综合水平,还需要融更多人的经验,如项目各方面的专家,包括设计人员、工程师、律师、财务人员、行政经理、销售经理、人事经理和后勤经理等等。即使有了众多的经验来源,汇总的质量大大依赖于搜集者搜集经验时的准确性和全面性。有些风险未被识别,是因为在过去已经进行了有效地管理,所以在头脑中印象不深的结果。
根据经验进行识别带有明显的局限性,即经验不一定完全适合未来的项目,特别对于项目环境已经改变和带有创新性的项目。"真正的风险是那些无怯识别的风险"揭示了"未知"风险其实比任何可预测风险对项目的影响更大。例如,霍尔以公司被环境的根本变化所震惊为例:一家矿业公司的资产被外国政府查封,导致了70年代初期石油的涨价高潮。这个例子可能被项目经理视为项目"外部"风险(正如第6章讨论的),并且认为识别和管理"外部"风险失败的可能性大于"内部"风险3虽然我们希望由组织内更高的管理层负责处理"外部"风险,但在识别阶段仍需要对这两种风险进行识别。"敢想不能想的事"是呼唤创造力和想像力。头脑风暴法就是其中著名的发挥创造性的技术手段之一,即通过采取可行但不寻常的解决方法来提高分析问题的能力。该过程一般由6至12名具有不同背景的人员组成,以从不同的角度对问题进行分析,其目的在于产生大量的主意来增加在得最佳方案的可能性。在最初阶段,任何主意都受到欢迎,因为对主意的修改总比创意更容易,同时鼓励参加者利用别人的主意形成新的想法。整个过程不对主意进行评判,是留在以后进行。遇到复杂的问题需要进行分解,这样有利于更好地管理,如果讨论的是产品则需要提供样品。另一个名气虽小但具有潜在意义的技术手段是由戈德开发的共同讨论法。共同讨论小组由经过认真挑选的组织内部人员组成,在智力上和心理上完全具备处理组织特定问题的能力。经过挑选后,小组成员应被任命全职负责处理整个组织的问题。共同讨论的过程包括两个步骤,第一步是"使陌生的问题变得熟悉",即要求对问题本身及其关联内容进行透彻地了解:第二步是"使熟悉的问题变得陌生",即采取使问题海淆、顺序颠倒等手段来达到从陌生的角度看待问题的目的。
在风险识别的背景下,像头脑风暴法和共同讨论这样富有创造性的技术手段会过于创新,因为太多的风险来源被识别,以至于项目组成员被大量需要考虑的问题所淹没。尽管如此,某些特点对风险识别还是具有吸引力的,如由不同背景的人员参与、保留对识别的风险进行评判、利用他人的想法以及从陌生的角度看待问题等。
最近一些"决策会议"的技术手段得到了开发。这些技术手段用于提高集体决策过程的效率和效果,如探究问题和制订决策。典型的决策会议技术包括由一个或多个分析人员操作的辅助工具和实时计算机支持系统。辅助工具用于对集体商议进行管理,必要时把握讨论的方向。计算机支持系统用于帮助对所研究问题的不同方面达成共识,并做好过程记录。例如,威廉姆斯等人在1995年的著作中描述了在某一决策会议过程中,项目组成员对项目费用超支原因共识的形成过程。
在查找风险和应对措施时,如果要充分开发利用经验和专家意见,重要的是不要过度地被限制在框框内。我们明确反对采用像调查表这样的固定格式的技术手段,这样会限制被调查人的思路,同时也强烈提醒,不要过分依赖编制检查清单等手段来进行风险和措施的识别。如果采用流行的编制检查清单的方法,需要做出相应的解释。
使用简单的编制检查清单识别风险的方法,通常是在这样的认识上推行的,即"迅速而不完善"的方法虽然存在理论上的缺陷,但会带来实际的效果。采用编制检查清单的方法,…般会认为项目风险非常简单,表7.4就是这种方法的体现,其中列举的题目范围广并具有典型性,以此可查找具体的风险来源。此时风险来源被认为是独立的,以标准的清单形式体现。这种清单覆盖范围很广.包含了许多类别,并随着风险管理经验的长年积累而得到扩展。
编制检查清单方法在有效管理程序地支持下,对集中进行项目风险管理
会起到很好的效果。例如,公司主管风险的经理或团队可采用编制检查清单的方法,在项目生命周期的关键阶段对项目经理进行询问来实现内部审计。如果需要,检查清单可附带更详细的风险来源文件和管理风险的进展情况。
明细清单中的风险来源通常是根据经验选出的。最初的清单是由一些有经验的项目经理编制的,并融入新的经验以增加清单的内容。即使未来用具有创造性的技术手段,那些经过了几年发展和扩充的清单也会具有很大的强制性,特别是对项目组的新成员。更糟的是,一些清单的内容会自动阻碍对风险来源子集内容的深入细致井有选择性的分析研究。不可否认,编制检查清单的技术手段对项目风险管理是4种方便又相对简单的方法。然而,这种方法存在一些潜在的严重缺陷:
1.没有揭示风险来源之间重要的相互依赖关系。
2.清单中,特别是包含很多内容的清单,对指明相对重要风险的指导力度不够。
3.每项单独的输入可能隐含着许多重要的独立的风险来源。
4.没有列在清单上的风险来源往往容易被忽略。
5.清单上风险来源可能更适于其他项目。
6.为了避免混淆和过多的解释,对单个风险来源的描述不够充分。
7.检查清单对单个风险来源的潜在影响描述得过于简单ε
8.检查清单对采取更缤密的态度对风险进行评价和计算是不利的。
检查清单的主要问题是固定格式不能充分地检验风险来源,从而不能用经济的方式发现首要风险来源。我们认为,如果采用"检查清单",则应把它作为"应急清单"来使用,井看做是催化剂和兴奋剂,而不要当作对可能性的肯定陈述。